■概要
クラウドサインで契約書類が締結されるたびに、その情報を手作業でAirtableに転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されたタイミングで、自動的にAirtableへ必要な情報が追加されるため、こうした課題を解消し、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとAirtableを利用し、契約情報の管理を手作業で行っている方
- 契約締結後のデータ入力作業における時間的コストや入力ミスを削減したい方
- 定型的な契約管理業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの書類締結後、Airtableへの情報が自動で追加されるため、手作業による転記時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの管理画面でクラウドサインとAirtableを連携させます。これは「マイアプリ」というページから簡単に行えます。
- 次に、このフローボットの「トリガー」を設定します。クラウドサインを選択し、「書類が締結されたら（Webhook起動）」というアクションを選びます。これにより、クラウドサインで書類が締結されるとフローボットが自動的に起動します。
- 最後に、「オペレーション」としてAirtableのアクションを設定します。「レコードを作成」アクションを選択し、クラウドサインから取得した締結情報（例：契約者名、契約日、契約金額など）を、Airtableの指定したテーブルの各フィールドにマッピングするよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Airtableの「レコードを作成」オペレーションでは、どのBaseのどのテーブルにレコードを作成するかを指定する必要があります。ユーザーの管理体制に合わせて適切なBase ID、Table IDを設定してください。
- ・Airtableに登録するデータは、クラウドサインから取得できる様々な情報を活用できます。例えば、締結された書類のタイトル、締結日、相手方の情報などを、Airtableのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングできます。固定値を入力したり、Yoomの他の機能で加工したデータを埋め込むことも可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
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