■概要

特許調査を行う際、Googleフォームに回答が送信されたらウェブサイトを検索し、その結果をGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、任意のウェブサイトの情報を自動で取得し、特許の件数などをGoogle スプレッドシートへスムーズに記録できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を元に、定期的な特許調査を行っている知財担当者の方
• 手作業でのウェブスクレイピングとGoogle スプレッドシートへのデータ入力に時間を要している方
• 特許情報の収集と管理のプロセスを効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から情報収集、スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業に費やしていた調査時間を短縮することができます。
• 自動処理により、ウェブサイトからの情報取得やデータ転記における入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、フォームで得た情報を元に特許情報を検索し、件数などの必要な情報を取得するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得した情報を指定のスプレッドシートに追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、特許調査のキーワードやWウェブサイトなどを収集する任意のフォームを指定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、特許情報を掲載している特定のウェブサイトやフォームから取得したウェブサイトを指定し、フォームから受け取った情報を元に、ページ内の特許件数など、取得したい具体的なテキストやURLを指定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートとシートを指定し、RPA機能で取得した情報をどの列に記録するか、または固定値を入力するかなどを柔軟に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。