Notionにページが作成されたら、資料を自動作成してBoxに格納する

■概要

Notionに新しいページが作成されるたびに、手作業で資料を作成し、Boxへ格納する業務に手間を感じていませんか。 また、こうした定型的な作業は、ヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。 このワークフローを活用すれば、Notionへのページ作成をトリガーに、Googleドキュメントで資料を自動生成しBoxへ格納するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとBoxを利用し、情報共有や資料管理を行っているチームの方
• 手作業での資料作成と格納に多くの時間を費やしている担当者の方
• 定型業務の自動化により、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionにページが作成されると、資料作成からBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」アクションを設定します。これにより、Notionで新しいページが作成された際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、取得した情報を用いて指定のテンプレートから新しい資料を生成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された資料を指定のフォルダに自動で格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する書類の雛形を任意で指定できます。また、Notionから取得した情報を、雛形内の特定の場所に変数として自動で挿入するよう設定可能です。
• Boxへファイルをアップロードするアクションでは、生成された資料を保存するフォルダを任意で選択し、設定することができます。

■注意事項

• Notion、Googelドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。