フォームに見込み顧客の一覧ファイルが回答されたら、OCRで読み取りAIで営業リストを作成しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

見込み顧客リストのファイルを手作業でデータ処理して営業リスト作成、その後のチームへの共有に手間を感じていませんか。また、OCRやAIの活用に興味はあるものの、具体的な方法がわからずお困りかもしれません。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信を起点に、OCRによるデータ読み取り、AIを活用した営業リストの作成、そして完成したリストのMicrosoft Teamsへの通知までの一連の業務を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取るファイルから、手作業で営業リストを作成している営業担当者の方
• OCRやAIを活用して、見込み顧客データの処理とリスト作成を効率化したいと考えているマーケティング担当の方
• Microsoft Teamsを利用して、営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からリスト作成、通知までを自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の時間を削減し、より戦略的な業務に集中できます。
• 手作業によるデータ処理に伴う入力ミスや情報共有の遅延といったヒューマンエラーのリスクを低減し、営業活動の精度向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を設定し、指定のフォームに見込み顧客の一覧ファイルが添付されて回答された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションのOCR機能で、フォームから受け取ったファイル内の文字情報を読み取ります。
4. 次に、オペレーションのAI機能を活用し、OCRで読み取った情報を基に営業リストの元となるテキストを生成します。
5. そして、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogle スプレッドシートを選択し、AIが生成したテキストを元に営業リストとしてスプレッドシートを出力します。
6. その後、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された営業リストのファイルを指定のフォルダに保存します。
7. 続いて、オペレーションのAI機能を再度利用し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、Microsoft Teamsへの通知に必要な情報をOneDriveから抽出します。
8. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を含めたメッセージを関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、見込み顧客情報の取得に必要な項目を任意で設定してください。ファイル添付用の項目を含めることがポイントです。
• OCR機能では、抽出したい任意の項目を指定可能です。
• AI機能によるテキスト生成では、どのような形式や内容の営業リストを作成したいかに応じて、AIへの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、OCRで読み取った情報などを変数として組み込むことも可能です。
• Google スプレッドシートのアクションでは、営業リストの出力先となるスプレッドシートのファイルや、書き込み先のシート、使用する雛形などを任意で指定し、AIが生成した情報をどのセルに出力するかを変数で設定できます。
• OneDriveのアクションでは、作成した営業リストを保存するフォルダを任意で指定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、Microsoft Teamsへの通知メッセージに含めたい情報を、前段階で生成・保存した営業リストの中から具体的に指定して抽出できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルやメンションするユーザーを任意で指定でき、通知メッセージの本文も固定テキストと、前段階で取得・抽出した情報を変数として組み合わせ、柔軟に作成することが可能です。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。