■概要
オンライン会議後の議事録作成や情報共有は、手間と時間がかかる作業ではないでしょうか。特にGoogle Meetでの会議後、音声データから手作業で文字起こしを行い、内容を要約してDiscordへ共有するといった一連の作業は、担当者にとって負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、AIによる議事録作成からDiscordへの共有までを自動化でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、議事録作成と共有に時間を要している方
- 手作業での文字起こしや要約、Discordへの通知に手間を感じている方
- 会議後の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後の音声データ取得、文字起こし、要約、Discordへの共有までの一連の流れが自動化されるため、手作業の時間を減らすことができます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、議事録共有の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、「待機する機能」を使用して、レコーディングファイルが生成されるまでの適切な待機時間を設定します。
- オペレーションで、Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションを設定し、会議の録画データを取得します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得したレコーディングファイルをYoom内に取り込みます。
- オペレーションで、「AI機能」の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストデータを生成します。
- オペレーションで、「AI機能」の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータから議事録の要点を抽出します。
- オペレーションで、「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、要約された内容を元に議事録ドキュメントを作成します。
- 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された議事録を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「待機する機能」では、Google Meetのレコーディングが利用可能になるまでの時間を、ユーザーの環境に合わせて任意で調整してください。
- 「AI機能」による要約では、前段階で文字起こしされた情報の中から特定の項目を抽出したり、任意の条件（例：箇条書きで、決定事項を3点に絞るなど）で要約するよう、指示（プロンプト）を任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行する際には、事前に用意した任意の議事録テンプレート（雛形）を指定し、そのテンプレート内の特定の場所に、前段階で取得した文字起こしテキストやAIによる要約結果を変数として自動で挿入する設定ができます。
- Discordへの通知設定では、議事録ファイルを送信するチャンネルを任意で選択可能です。また、送信する際のメッセージ本文も、固定のテキストだけでなく、フローの途中で取得した情報を変数として埋め込むといったカスタムができます。
■注意事項
- Google Meet、Google ドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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