■概要
Outlookで受信する請求書の処理は、添付ファイルを開き、内容を確認してMicrosoft Excelへ手入力するなど手間のかかる作業ではないでしょうか。特に件数が多い場合、入力ミスや確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでの請求書受信からAI OCRによる内容読み取り、そしてMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化でき、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した請求書の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者
- 請求書処理における入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを削減したい方
- 毎月の請求書処理業務を効率化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの請求書受信からMicrosoft Excelへの情報登録までの一連の作業が自動化されるため、手作業による処理時間を削減できます。
- AI OCRが請求書の内容を読み取り、自動で転記するため、手入力による記載ミスや項目の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の条件（件名や差出人など）を指定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、受信したメールから添付ファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のExcelファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書から抽出したい項目（請求金額、支払期日、取引先名など）や、使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定してください。
- Microsoft Excelへレコードを追加するアクション設定では、特定の列に固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりするなど柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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