Notionにページが作成されたら、請求書を発行してBoxに自動アップロードする

■概要

Notionで案件情報を管理し、請求書発行を手作業で行っていませんか？さらに、発行した請求書をBoxへ手動でアップロードする作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されると、Microsoft Excelで請求書を自動発行し、Boxへアップロードするまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで案件管理を行い、手作業で請求書を発行している経理担当者の方
• NotionとBoxを利用し、請求書データの連携や保管に手間を感じている方
• 請求書発行からファイル管理までの一連の業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのページ作成をトリガーに、Microsoft Excelでの請求書発行とBoxへのアップロードが自動化され、手作業の時間を短縮することができます。
• 手作業による請求書作成時の入力ミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
4. オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行された請求書を指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションでは、取得したいレコードの条件を指定し、請求書作成に必要な情報を正確に取得できるように設定してください。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した請求書の雛形となるExcelファイルをYoomに連携し、Notionから取得したどの情報をExcelファイルのどのセルに反映させるか、また発行する書類のファイル名などをカスタマイズしてください。
• Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行された請求書を保存するBox内の具体的なフォルダを指定してください。

■注意事項

• Notion、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。