Google Driveに会議の録画データが格納されたら、議事録を作成してGoogle スプレッドシートに自動追加する

■概要

会議後の録画データからの議事録作成や、その内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、重要な情報の記載漏れや誤りも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存された会議の録画データから自動で文字起こしと要約を行い、Google スプレッドシートへ情報を追加できるため、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle スプレッドシートを利用し、会議の議事録作成業務を効率化したい方
• 手作業での議事録作成と転記作業に多くの時間を費やしている、営業担当者やチームリーダーの方
• 議事録作成の精度向上と、作業の標準化を目指している業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへの録画データ格納をトリガーに、議事録作成からGoogle スプレッドシートへの記録まで自動化され、作業時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの手間や、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに録画データが追加されるとフローが起動します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した録画データをYoom内に取り込みます。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画データから会議内容をテキスト化します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストから議事録の要点をまとめます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こし結果や要約内容などを指定のスプレッドシートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、会議の録画データが格納される特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• AI機能の「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、処理対象のファイル（ダウンロードした録画データ）、文字起こしを行う言語（日本語、英語など）、使用するAIモデルを、ユーザーの状況に合わせてカスタマイズしてください。
• AI機能の「要約する」オペレーションでは、生成する要約の文字数や、要約の基となるテキスト（文字起こし結果など）を任意で指定し、カスタマイズしてください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、情報を追加するスプレッドシートID、シート名、および各列に追加する値（ファイル名、文字起こし結果、要約など）を任意で設定し、カスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。