freee人事労務で従業員が登録されたら、クラウドサインで契約書を作成する

■概要

新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、freee人事労務への従業員情報登録後に続きクラウドサインでの契約書作成・送付といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報入力や書類作成はヒューマンエラーを招きやすく、担当者の大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員を登録するだけでクラウドサインでの契約書作成から送付準備までが自動ででき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務とクラウドサインを用いて入社手続きを行う人事労務担当者
• 従業員情報の登録から契約書作成、送付までの手作業に課題を感じている方
• 入社関連業務の自動化を進め、コア業務への集中を目指す担当者

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務への従業員登録をトリガーに契約書作成から送付準備までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システム間で情報が連携されることで、手作業による情報の転記ミスや契約書の送付漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務、Googleドキュメント、そしてクラウドサインをYoomに連携させます。
2. 次に、トリガーとしてfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定し、従業員登録をフロー開始の合図とします。
3. 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細な情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した従業員情報に基づいて契約書ドキュメントを自動生成します。
5. クラウドサインの「書類の作成」アクションを設定し、契約書の件名といった基本的な情報を登録します。
6. さらにクラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、先ほどGoogleドキュメントで生成した契約書ファイルを添付します。
7. オペレーションでクラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、契約の相手方となる新入社員などの情報を指定します。
8. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が整った契約書を自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• クラウドサインにおける「書類の作成」アクションでは、契約書のタイトルや関連情報について、固定値を直接入力したり、事前に用意された選択肢から選んだりするだけでなく、freee人事労務から取得した従業員名などの情報を変数として動的に埋め込むことが可能です。
• クラウドサインの「宛先の追加」アクションにおいても、送信先のメールアドレスや氏名などを固定値で設定することに加え、前段のステップで取得した従業員情報などを変数として活用し、自動的に宛先情報を設定することができます。

■注意事項

• freee人事労務、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。