■概要
従業員の入社手続きにおいて、freee人事労務への情報登録後、給与方式などに応じて異なる契約書を作成し、クラウドサインで送付する作業は、手間と時間がかかる業務ではないでしょうか。手作業では書類の選択ミスや入力漏れも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、給与方式に応じて適切な契約書が自動で作成・送付され、これらの課題を解消し入社手続きを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とクラウドサインを利用し、入社手続き業務を担当されている人事労務の方
- 従業員の給与方式や雇用形態ごとに異なる契約書を手作業で作成・管理している方
- 入社手続きのペーパーレス化と自動化により、業務の正確性と迅速性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への登録を起点に契約書作成から送付まで自動化され、手作業の時間を短縮します。
- 給与方式に応じた契約書の自動選択や情報転記により、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「進行先を切り替える機能」を設定し、取得した従業員情報（例：給与方式）に基づいて、後続の契約書作成プロセスを切り替えます。
- 切り替え後の各経路では、まずオペレーションにてGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、条件に応じた契約書テンプレートから書類を生成します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定します。
- 次に、クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで、手順5で生成した書類を添付します。
- その後、クラウドサインの「宛先の追加」アクションで、契約相手の情報を設定します。
- 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、契約書を送付します。この一連の書類発行から送信までの処理は、切り替えた各経路に応じてそれぞれ設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 進行先を切り替える機能では、freee人事労務から取得した従業員情報（例：雇用形態、役職、給与支払い方式など）を基に、どの契約書テンプレートを使用するかといった切り替え条件を任意に設定してください。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、契約書の種類ごとに用意した雛形ドキュメントをそれぞれ指定し、freee人事労務から取得した従業員名、住所、入社年月日、給与条件といった情報を、ドキュメント内の対応する箇所に変数として設定することが可能です。
- クラウドサインの各アクションでは、書類のタイトル、送信先のメールアドレスなどを、freee人事労務から取得した情報や、固定のテキスト、日付情報などを組み合わせて任意に設定できます。また、リマインド設定なども調整可能です。
■注意事項
- freee人事労務、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
