Outlookで特定の件名のメール内容をもとに、BASEに商品を作成する

■概要

Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、その内容を都度確認しBASEに手動で商品情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーにAIがメール内容から商品情報を抽出し、自動でBASEに商品を作成するため、これらの課題を解決に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメール情報を元に、BASEへ手作業で商品登録を行っているEC担当者の方
• BASEでの商品登録作業における入力ミスや作業漏れを減らしたいと考えている店舗運営者の方
• 定型的な商品登録業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を集中させたいマーケティング担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信後、AIが情報を抽出しBASEへ自動で商品登録するため、手作業による登録時間を短縮することができます。
• メール内容の確認や手動での転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBASEをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、商品情報が記載されたメールの件名を指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したOutlookのメール本文からBASEに登録する商品情報（商品名、価格、商品説明など）を抽出するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出した情報を紐づけて、BASEに新しい商品として登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、どのフォルダのメールを対象にするか、また、どのような件名のメールを検知の対象とするかを任意で設定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Outlookのメール本文のどの箇所から、どのような情報（商品名、価格、在庫数、商品説明文など）を抽出するかを、プロンプトを調整することで自由に設定できます。
• BASEの「商品情報の登録」オペレーションでは、AI機能で抽出した各データをBASEの商品情報のどの項目に割り当てるか、また、販売価格や表示設定などの固定値をどのように設定するかを細かくカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• BASE、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。