Backlogに特定の課題が追加されたらGoogle Chatに通知する

■概要

Backlogで新しい課題が追加された際、その情報を手動でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、重要な更新の見逃しにも繋がりかねませんか。このワークフローを活用すれば、Backlogに特定の課題が追加されると自動でGoogle Chatに必要な情報を通知するため、手作業による連絡の手間や伝達漏れといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとGoogle Chatを利用し、プロジェクトの進捗管理や情報共有を行っている方
• 課題発生時の迅速なチーム内コミュニケーションを重視しているプロジェクトマネージャーの方
• 手作業での通知業務を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogに課題が追加されると自動でGoogle Chatに通知されるため、手作業での連絡や確認に費やしていた時間を削減できます。
• 手動での情報伝達時に起こりうる、通知漏れや誤った宛先への送信といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けられるようにします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Backlogで追加された課題情報を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、通知対象としたい任意のプロジェクトを指定できます。
• 分岐機能では、Backlogから取得した課題の情報をもとに、任意の条件を指定して後続のGoogle Chatへの通知処理を分岐させることが可能です。
• Google Chatへの通知アクションでは、メッセージを送信するスペースやダイレクトメッセージを任意で設定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、Backlogから取得した課題名や担当者名などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Backlog、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336