■概要
LINE WORKSでの情報共有は便利ですが、特定の投稿内容に応じて手動でDropboxにフォルダを作成する作業は手間がかかり、時には対応漏れも発生するのではないでしょうか。特に重要な情報を扱う場合、迅速かつ正確なファイル管理が求められます。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定条件に合う投稿をトリガーとして、Dropboxに自動でフォルダを作成する処理を自動化し、こうした情報整理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINE WORKSの投稿内容に応じて、手動でDropboxにフォルダを作成している担当者
- LINE WORKSの重要情報に関するファイル管理の効率化と迅速化を図りたいチームリーダー
- 定型的なファイル整理業務から解放され、より戦略的な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- LINE WORKSの特定条件を満たす投稿があった場合に、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダ作成時の命名規則の不統一や作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE WORKSとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、LINE WORKSのメッセージ内容が特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、LINE WORKSのメッセージからフォルダ名に必要な情報などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報や任意のテキストを用いて、指定した場所にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、LINE WORKSのメッセージに含まれるキーワード、送信者、投稿されたトークルームなど、フォルダ作成のトリガーとしたい条件を任意で設定可能です。
- AI機能「テキストからデータを抽出する」では、LINE WORKSのメッセージ本文からフォルダ名として使用したい特定のテキスト（例えばプロジェクト名や日付など）を抽出するための指示内容を、ユーザーのニーズに合わせてカスタムできます。
- Dropboxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの親フォルダの指定や、フォルダ名にAI機能で抽出した情報だけでなく、固定の文字列を組み合わせるなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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