Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、案内文をAI生成してGmailで送信する

■概要

Zoomでのウェビナー開催後、参加登録者への案内メール作成と送信に手間を感じていませんか。特に、都度文面を考えたり、多数の宛先へ正確に送る作業は、時間と労力を要するものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録が作成されると、AI機能が案内文を自動で生成し、Gmail経由で送信までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomウェビナー後の参加者への案内メール作成・送信に手間を感じている担当者
• AIを活用して、ウェビナーの案内メール作成や送信業務を効率化したい方
• 手作業によるメール送信での誤送信や案内漏れのリスクを減らしたいマーケティング担当

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでのウェビナー参加登録を起点に、AIによる案内文生成からGmailでのメール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるメール作成や送信作業がなくなることで、宛先間違いや本文の誤字脱字といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomのマイアプリへ連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナー参加登録が発生した際にフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでZoomから取得した情報などを基に、ウェビナー参加者への案内文をAIに作成させます。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AI機能によって生成されたテキストをメール本文に含め、参加登録者へ自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成する案内文のトーンや含めるべき情報など、詳細な指示をプロンプトとして設定することで、より目的に合った文章の生成が可能です。
• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス（通常はZoomから取得した参加者のアドレス）を指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定の情報を追加したり、Zoomの登録情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。