■概要
配送関連のデータが添付されたメールを手作業で確認してAirtableへ転記する作業は、多くの時間を要し、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した配送データをOCR機能で読み取り、AI機能で分析した上でAirtableへ自動登録できるため、こうした課題の解消に繋がり、業務プロセスの効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する配送データのAirtableへの手入力に手間を感じている物流担当者の方
- 配送データの転記作業で頻発する入力ミスや確認漏れを削減したいと考えている方
- OCRやAIを活用したデータ処理の自動化によって、業務全体の効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した配送データを自動でAirtableに登録するため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間削減が期待できます。
- 人の手を介さずにデータ処理とAirtableへの登録を行うため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制し、登録データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomのマイアプリへ連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールに添付されたファイルから必要な配送データを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したデータを基に内容の分析や必要な情報の調整を行います。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータやAI機能が生成したテキストを指定のテーブルに自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、より詳細な条件を指定し、処理対象とするメールを柔軟に絞り込むことが可能です。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取り対象とするファイル内の特定領域を指定したり、抽出したいテキストデータの項目を業務内容や帳票の形式に合わせて任意で細かく設定できます。
- 「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような情報を分析・要約させたいか、AIへの指示（プロンプト）を具体的に設定することで、業務目的に応じた精度の高いテキストを生成できます。
- Airtableの「レコードを作成」オペレーションでは、前段のOCR機能やAI機能で取得・生成した値を変数として利用できます。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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