Outlookで特定のメールを受信したら、Jootoにタスクを作成する

■概要

Outlookで特定のメールを受信した際に、都度内容を確認してJootoへ手動でタスクを作成する作業は、手間がかかり、対応漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすると、業務に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、自動でJootoにタスクを作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する重要なメールを基に、Jootoでタスク管理を行っている方
• メールからのタスク作成を手作業で行っており、時間的なロスや入力ミスを感じている方
• タスクの登録漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると、Jootoへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや、転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務の確実性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、タスク作成のトリガーとしたいメールの件名に含まれるキーワードを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文や件名からタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を基に、Jootoの指定したプロジェクトやリストにタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールを識別するために、受信するメールの件名に含まれる任意のキーワードを指定することが可能です。
• AI機能のオペレーションでは、Outlookで受信したメールの本文や件名など、前段階で取得した情報の中から、Jootoのタスク作成に利用したい情報を抽出するよう任意で設定できます。
• Jootoへのタスク追加オペレーションでは、前段階のAI機能で抽出したメールの内容などを変数としてタスク名や詳細に設定したり、担当者などを固定値で設定したりと、任意の項目に柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。