SPIRALでレコードが更新されたら、Microsoft Excelのレコードを更新する

■概要

顧客情報や案件情報などをSPIRALで管理し、そのデータをMicrosoft Excelにも転記・更新する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。特にデータの同期を手作業で行っていると、入力ミスや更新漏れが発生しやすく、正確な情報管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、SPIRALのレコード更新をトリガーにMicrosoft Excelの対応するレコードが自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SPIRALとMicrosoft Excel間で、手作業によるデータ連携に課題を感じている方
• SPIRALのレコード更新を、Microsoft Excelへ迅速かつ正確に反映させたい担当者
• 定型的なデータ更新作業を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• SPIRALのレコードが更新されると、Microsoft Excelのレコードが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記や更新作業がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SPIRALとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視したいアプリや更新を検知したい項目を指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えば「レコードが更新された場合のみ」といった条件で処理を分岐させます。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、更新対象のファイル、シート、特定のレコード、そしてSPIRALから取得した情報をどのセルに反映するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、SPIRALでレコードが「作成された時」と「更新された時」のどちらの操作をトリガーとして後続の処理を実行するか、または両方実行するかといった条件を細かく指定することが可能です。例えば、「更新された時のみMicrosoft Excelを更新する」といった設定ができます。
• Microsoft Excelのレコードを更新するアクションでは、更新するセルに対して、SPIRALから取得した動的な値をマッピングするだけでなく、固定のテキストや数値を入力することも可能です。これにより、更新日時を自動で記録するなど、柔軟なデータ更新が実現できます。

■注意事項

• SPIRAL、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。