BoxにファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、AKASHIに従業員を追加する

■概要

従業員情報の登録業務において、Boxにアップロードされた書類の内容を確認し、手作業でAKASHIへ入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類内容を自動で読み取り、AKASHIに従業員情報を追加するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとAKASHIを利用し、従業員情報の登録業務を行っている人事・労務担当の方
• ファイルからの手作業によるデータ転記作業に、時間的な負担を感じている方
• 従業員情報登録時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからAKASHIへの従業員情報登録までを自動化することで、手作業によるデータ入力の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとAKASHIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから従業員情報などのテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAKASHIの「従業員を追加」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に従業員データをAKASHIに登録します。この際、どの抽出情報をAKASHIのどの項目に紐付けるかを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルアップロードを監視する対象のフォルダを、ユーザーの環境に合わせて任意で設定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、読み取り対象の書類の種類や求める精度、コストに応じて、使用するAIエンジンを任意で選択・設定することが可能です。

■注意事項

• Box、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。