Boxに特定のファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、AKASHIに従業員を追加する

■概要

従業員情報の登録業務において、Boxにアップロードされたファイルの内容を確認し、手作業でAKASHIへ入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへの特定ファイルのアップロードをトリガーに、OCR機能でファイル内容を読み取り、AKASHIに従業員情報を自動で追加できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとAKASHIを利用し、従業員情報の登録作業に手間を感じている人事労務担当者の方
• 手作業による従業員情報の入力で、ヒューマンエラーの発生を懸念されている方
• 従業員情報の登録プロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからAKASHIへの従業員情報追加までを自動化し、手作業による入力時間を削減します。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxおよびAKASHIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダにファイルがアップロードされるとフローが起動します。
3. オペレーションとして、まず分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
5. 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
6. 最後に、AKASHIの「従業員を追加」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報をもとに新しい従業員データを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能における分岐条件は、例えば特定のファイル名が含まれる場合のみ処理を実行するなど、業務要件に応じて任意で設定することが可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のドキュメントの種類や言語に合わせて、最適なAIモデルを選択し、設定することが可能です。

■注意事項

• Box、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。