kintoneで特定条件に合うレコードが追加されたら、ChatGPTで要約してレコードを更新する

■概要

kintoneに蓄積される顧客からの問い合わせや日報などのレコード情報を、一つ一つ確認し要約する作業は時間を要するのではないでしょうか？
また、その内容をChatGPTに入力し、結果をkintoneに転記する手作業は、非効率でありヒューマンエラーの温床にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、kintoneで特定条件に合うレコードが追加された際、自動でChatGPTが内容を要約し、その結果を該当レコードに更新するため、これらの課題をスムーズに解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneに蓄積される大量のレコード情報から、迅速に内容を把握したいと考えている方
• ChatGPTを活用した業務効率化を進めたいが、手動連携に手間を感じている担当者の方
• kintoneのデータ更新を手作業で行っており、ミス削減や効率化を望む担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード追加からChatGPTによる要約、レコード更新までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことで、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定し、新しいレコードの登録を検知します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーによって検知されたレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したレコード情報が特定の条件を満たす場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
5. そして、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード内のテキスト情報を基に要約文を生成させます。
6. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTによって生成された要約文を元のレコードの指定フィールドに自動で更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
• 分岐機能では、どのような条件でChatGPTによる要約処理の実行有無について任意で設定してください。
• ChatGPTの「テキストを生成」オペレーションでは、要約の基となるテキストフィールドの指定、ChatGPTへの指示（メッセージ内容）、ロール、temperatureなどを任意で設定してください。
• kintoneの「レコードを更新する」オペレーションでは、更新したいレコードの条件や、更新後のレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• kintone、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。