毎日、RPAを用いてWEBサイトから情報を集めOutlookに通知する

■概要

毎日、特定のWEBサイトから情報を収集し、その内容をOutlookで関係者に通知する作業は、定期的に発生するため手間がかかる上に、単純作業でありながらもミスが許られない重要な業務であることが多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、RPA機能によるWEBサイトからの情報収集、AI機能による必要なデータの抽出、そしてOutlookを用いたメール通知までの一連の流れを自動化し、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎日、手作業でWEBサイトの情報を確認し、Outlookで報告メールを作成・送信している方
• 情報収集や転記作業におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
• ルーティンワークを自動化することで、より戦略的な業務へリソースを集中させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• RPA機能がWEBサイトからの情報収集を、AI機能がデータ抽出を、そしてOutlookが通知を自動で行うため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の見落としや転記ミス、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎日や毎週など、フローを起動したい任意のタイミングを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、指定したWEBサイトから必要な情報を自動で収集します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、RPA機能で収集したWEBサイトの情報から、通知したい特定のデータのみを抽出、あるいは要約や整形を行います。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含んだメールを、指定した宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、情報収集の対象とするWEBサイトのURLや、ページ内のどの部分から情報を取得するかを具体的に指定できます。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、収集した情報の中から特にどのデータを抽出するか、抽出したデータをどのように要約・整形するかを細かく設定可能です。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスを複数設定したり、CCやBCCを指定したりできる他、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得・加工したデータを動的に埋め込むことができます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。