SmartHRで特定条件の従業員が登録されたら、クラウドサインで書類を送信する

■概要

SmartHRに新しい従業員情報が登録されるたび、クラウドサインで関連書類を手作業で作成し送信する業務は、時間がかかるうえ、入力ミスのリスクもあるのではないでしょうか。特に、特定の条件に合致した従業員への対応は、注意が必要な業務です。このワークフローを活用すれば、SmartHRへの特定条件の従業員登録をトリガーとして、クラウドサインからの書類送信までを自動化でき、これらの課題を解消し、業務の正確性と効率性を高められます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとクラウドサインを利用し、従業員情報の登録や書類送信業務を行っている人事労務担当の方
• 手作業による書類作成・送信業務に時間がかかり、他の業務に影響が出ていると感じている方
• 従業員情報の入力や書類設定のミスを減らし、業務品質の向上を目指している管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの従業員登録後、条件に応じてクラウドサインでの書類送信までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、書類の送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHR、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、SmartHRに新しい従業員情報が登録されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで「分岐設定」を行い、SmartHRから取得した従業員情報に基づいて処理を分岐させます。
4. 分岐後、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートに従業員情報を差し込んで書類を生成します。
5. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定し、書類情報を登録します。
6. 次に、クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、先ほどGoogleドキュメントで発行した書類を添付します。
7. その後、クラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、送信先の情報を登録します。
8. 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、書類を自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐設定のステップでは、SmartHRのトリガーから取得できる従業員情報（例：雇用形態、部署など）を利用して、送信の要否や書類の種類に応じて、自由に分岐条件を設定できます。
• Googleドキュメントで書類を発行する際には、SmartHRから取得した従業員の氏名、入社日、住所などの情報を、書類テンプレート内の任意の箇所に差し込むようカスタマイズが可能です。
• クラウドサインで書類にファイルを添付する際や、宛先を追加し書類を送信する各設定ステップでは、SmartHRから取得した従業員のメールアドレスを宛先に設定したり、ファイル名に従業員名や日付を含めるなど、柔軟なカスタマイズを行うことができます。

■注意事項

• SmartHR、Google ドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。