■概要
営業活動において、boardで管理している受注案件情報を、経理処理のためにfreee会計へ手作業で入力する際、手間や入力ミスが発生していませんか？特に複数の案件を扱う場合、その作業負荷は無視できません。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、freee会計へ未決済取引として自動で追加処理が行われ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとfreee会計間で、案件情報や取引情報を手作業で転記している経理担当者
- 受注後の会計処理の迅速化と、入力ミスによる手戻りを削減したい営業マネージャー
- SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに、freee会計へ自動で未決済取引が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや計上漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続くオペレーションで、分岐機能を利用し、特定の条件（例：案件ステータスが「受注」であることなど）に合致する場合のみ後続処理に進むよう設定します。
- その後、オペレーションでboardの「案件詳細を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでboardの「請求書の取得」アクションを設定し、関連する請求書情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を活用し、boardから取得した金額情報をfreee会計に登録する形式へ変換します（例：税別金額を税込み金額へ変換）。
- その後、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、boardから取得した取引先情報をもとにfreee会計で該当の取引先を検索します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「未決済取引の登録」アクションを設定し、抽出・整形されたデータを元に未決済取引を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、boardから取得できる案件のステータスや金額などを条件として、freee会計へ未決済取引を登録するかどうかを判断するロジックを任意で設定してください。
- freee会計へ未決済取引を登録するアクションでは、boardから取得した案件情報（案件名、顧客名、金額、発生日など）を変数として利用し、freee会計のどの項目にどの情報を登録するかを任意でマッピング設定できます。
■注意事項
- board、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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