Dropboxに受講データがアップロードされたら、OCR後にAIで分析し改善案をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

受講データの管理において、Dropboxへのアップロード後、内容の確認、さらにGoogle スプレッドシートへの記録といった一連の作業に手間を感じていませんか。
手作業による入力ミスや、定型業務でありながら他の業務を圧迫することも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに受講データをアップロード後に、自動的にOCRによるテキスト抽出、AIによる分析と改善案の生成が行われます。
さらにGoogle スプレッドシートへの自動追加までを自動化できるので、必要以上のタイムロスを感じることがなくなるかもしれません。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxで受講データを管理し、その後の処理に多くの時間を費やしている方
• Google スプレッドシートへの手動転記によるミスや非効率を改善したい方
• 受講データの分析結果を基にした改善活動を、より迅速かつ正確に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCR、AI分析、Google スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充当できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや読み取り誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、該当するフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したフォルダ・ファイルのデータを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを選択し、抽出したテキストデータを基にAIが分析を行い、改善案を生成するように指示します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した分析結果や改善案を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxの「ファイルをダウンロード」するオペレーションでは、取得したファイル情報を変数として指定できます。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、OCR機能で抽出したテキスト内容を変数として入力部分に設定できます。また、どのような分析を行い、いかなる形式で改善案を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を業務内容に合わせて詳細にカスタマイズすることが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのスプレッドシートのどの範囲に対してAIが生成した情報を書き込むかを変数を用いて設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。