Google Driveに追加されたファイルをMicrosoft Teamsに送信する

■概要

Google Driveにファイルが追加されるたび、手動でMicrosoft Teamsに通知や共有を行う作業は、手間がかかり非効率だと感じることはありませんか。特にチームでの情報共有においては、迅速かつ正確な伝達が求められますが、手作業では漏れや遅延が発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル追加をトリガーに、Microsoft Teamsへのファイル送信と通知を自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Teams間で、手作業によるファイル共有に手間を感じている方
• ファイル共有の通知漏れや遅延をなくし、チーム内の情報共有を円滑にしたい担当者の方
• 定型的なファイル共有業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると、関連情報が自動でMicrosoft Teamsに送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの送信漏れや、通知内容の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをMicrosoft Teamsで利用可能な場所にアップロードします。
5. 必要に応じて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、ファイル名や内容から通知に必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイル追加を監視するフォルダや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
• AI機能を利用する場合、ファイルからどのような情報を抽出し、通知メッセージに活用するかなど、指示内容を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルやチーム、メッセージの本文、メンションするユーザーなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。