Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで社内通知文を生成してGoogle Chatに投稿する

■概要

Gmailで特定のラベルが付いたメールを確認し、その内容に基づいて社内へ通知文を作成してGoogle Chatに投稿する作業は、日々の業務で意外と時間を要するのではないでしょうか。特に重要な情報を扱うメールの場合、迅速かつ正確な共有が求められますが、手作業では対応漏れが生じたり、通知文の作成が負担になったりすることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルのメールを受信すると、AIが社内通知文を生成しGoogle Chatへ投稿するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定のメールの内容を、迅速にGoogle Chatで共有したいと考えている方
• AIを活用して社内通知文の作成業務を効率化し、他の業務に集中したいと考えているチームの方
• 手作業による情報共有時の通知漏れや、文章作成の属人化に課題を感じている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信した際に、AIによる通知文生成からGoogle Chatへの投稿までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、情報共有の迅速化に繋がります。
• 通知文の作成をAIが行うことで、担当者による表現のばらつきを防ぎ、一定の品質を保った情報共有が可能になるため、業務の標準化を促進します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容を元に社内通知文を生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択後、「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成した通知文を指定したスペースやユーザーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるメールのラベルを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトや使用する言語（日本語、英語など）を、通知したい内容や対象者に応じて自由にカスタムすることが可能です。
• Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿するスペースやダイレクトメッセージの宛先を任意で設定でき、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメール情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むといった柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。