■概要
フォームへの回答を受け取った後、手作業で確認書を作成してメールで送信する作業に多くの手間や時間を取られていませんか。
繰り返し行う作業だからこそ、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、フォームで回答送信後にGoogleドキュメントで確認書を自動作成します。
さらに、作成した書類ファイルをGmailで自動送信するため、人の手の介入を最小限に抑えられると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後の確認書作成とメール送信を手作業で行っている方
- 手作業によるPDF作成やメール送信時のミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な事務作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から確認書作成、Gmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間短縮が図れます。
- 手作業による書類作成時の転記ミスや、メール送信時の宛先間違いなどのヒューマンエラーの防止につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、「情報送信フォーム」に回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに確認書PDFを自動で作成します。
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたPDFを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形書類のどの部分をフォームのどの回答内容に置き換えるかを任意に設定してください。また、発行されたPDF書類を格納するGoogle Drive内のフォルダIDも任意で設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、メールの送信先（To, CC, BCC）を任意に設定できます。本文には固定の文章を設定したり、フォームの回答内容を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
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