Googleフォームで申請情報が送信されたら、AIで要約してGoogle Chatに通知する

■概要

Googleフォームで日々寄せられる多くの申請や問い合わせに対し、内容を都度確認し、要点をまとめて関係者に共有する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で内容を要約し、指定したGoogle Chatのスペースへ通知することが可能になり、情報共有の迅速化と確認作業の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報の確認と共有に多くの時間を費やしている担当者の方
• AIを活用して、申請内容の要点把握や情報整理を効率化したいと考えている方
• Google Chatを使い、チームや関係者への情報伝達をよりスムーズに行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに送信された内容をAIが自動で要約し通知するため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームおよびGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、Googleフォームから送信された回答内容を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを選択し、AIによって要約された内容を指定のスペースや宛先に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームトリガーにおける、フローボットの起動間隔は、即時実行や定期実行など任意で設定することが可能です。
• AI機能で要約を実行する際の、要約の長さやトーンなどの条件は、業務のニーズに合わせて任意で設定することができます。
• Google Chatへ通知するメッセージの内容、送信先のスペースやメンション相手などは、運用に合わせて柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133