GmailでCTOの技術計画を受信したら、OCRで読み取りAIでリスクや課題を出力してAirtableに登録する

■概要

CTOとしてAI戦略をはじめとする様々な技術計画書に目を通すものの、多忙な中で内容を正確に把握し、リスクや課題を整理する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の技術計画に関するメールを受信するだけで、添付された資料をOCRが読み取り、AIがCTOの視点で確認すべきリスクや課題を自動で抽出します。抽出結果はAirtableに整理されるため、計画のレビューと管理を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• CTOとして、AIなどの最新技術に関する計画書レビューの効率化を目指している方
• Gmailで受信する技術資料の内容を手作業でAirtableに転記・整理している方
• 技術戦略の立案や管理において、AIを活用した情報分析を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からAIによる分析、Airtableへの登録までを自動化し、CTOが技術計画の確認と整理に費やす時間を短縮できます。
• AIが客観的な視点でリスクや課題を抽出しAirtableに集約するため、属人化を防ぎ、レビュー品質の均一化と情報管理の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付されたPDFなどのファイルを読み取るアクションを設定します
4. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで読み取った内容からリスクや課題を抽出するよう指示します
5. 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のテーブルに登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、OCRで読み取った情報から「リスク」「課題点」「必要なリソース」など、抽出したい項目をプロンプトで具体的に指示してください。
• Airtableにレコードを作成するアクションでは、AIが抽出した各項目を登録したいフィールドと、それぞれ正しく紐づけてください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。