GoogleフォームでMRの報告書が送信されたら、OCR後にAIで要点を抽出しNotionに追加する

■概要

MRの日々の活動報告は、手書きのメモや画像など形式が定まらず、転記や整理に手間がかかっていませんか。このワークフローは、Googleフォームで送信されたMRの活動報告書をOCRで読み取り、AIで要点を抽出した上でNotionへ自動で追加するため、報告業務の煩雑さを解消します。AIを活用してMRの報告プロセスを効率化し、より戦略的な活動に時間を割けるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日々の活動報告書の作成や転記作業に多くの時間を費やしているMRの方
• AIを活用してMRの報告業務を効率化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
• GoogleフォームとNotionで情報管理をしており、手作業での連携に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のOCR処理、AIによる要約、Notionへの登録までが自動化され、報告書作成にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、報告内容の要約における重要事項の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 3.次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された報告書ファイルをダウンロードします。
4. 4.続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで報告書の内容をテキストデータ化します。
5. 5.次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキストデータの要点をまとめます。
6. 6.最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションで、AIが生成したテキストを任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、報告書ファイルから読み取りたい項目を任意で設定してください。
• AI機能のアクション設定では、要約の形式や抽出したい内容に合わせてプロンプトを任意で編集してください。
• Notionのアクション設定では、報告内容を記録したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。