freeeサインで文書のステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

freeeサインに登録された契約書のステータス更新を、都度確認して関係部署に連絡するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、freeeサインのAPIを活用して文書のステータスが更新された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知を送る仕組みを構築します。これにより、手作業による連絡の手間を省き、契約プロセスの進捗共有を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• freeeサインでの契約ステータス管理や関係者への連絡に手間を感じている方
• Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、業務の遅延を防ぎたいと考えている方
• freeeサインのAPI連携などを活用して、契約関連業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• freeeサインで文書のステータスが更新されると自動で通知が飛ぶため、確認や連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での連絡による通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な契約の進捗共有を確実に行うことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freeeサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreeeサインを選択し、「文書の状態が変更されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、文書のステータス更新を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのアクション設定で、通知を送信したいチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は自由に編集でき、契約書の件名や更新後のステータスなど、トリガーで取得した情報を組み込んで送信できます。

■注意事項

• freeeサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。