■概要
ERPシステムからの業務報告がPDFや画像で添付されたメールで届き、その内容の確認や重要情報の転記に手間を感じていませんか。多くの報告書の中から迅速に問題点を見つけ出すことは、時間と労力がかかる作業です。このワークフローはアプリのの連携によってそうした課題を解決します。Gmailで受信した報告書をOCR機能で自動的に読み取り、AIが内容を分析して問題点を抽出、その結果をAirtableへ登録するため、日々の確認業務を効率化し、より迅速な状況把握を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ERPからの業務報告メールの処理に時間がかかり、自動化したいと考えている方
- 添付された報告書の目視確認やデータ転記に、手間やミスを感じている担当者の方
- AIとアプリ連携に関心があり、報告内容の分析や課題抽出を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの報告書受信からAirtableへの登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ確認や転記の時間を短縮することができます。
- AIが報告書の内容を分析して問題点を抽出するため、人の目による確認作業での見落としを防ぎ、データに基づいた迅速な意思決定を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定ラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付された報告書ファイルをテキストデータに変換します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したテキストから問題点を要約・抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、AIが抽出した問題点などの情報をデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「ERP業務報告」のようなラベルを指定します。
- Airtableにレコードを作成するアクションでは、登録先となるベースIDやテーブルID（または名前）、および各フィールド情報を、ユーザー自身のAirtable環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
