GmailでBPMプロセスの結果を受信したら、OCR後にAIでパフォーマンスを分析しAirtableに登録する

■概要

BPMプロセスのパフォーマンスレポートがメールで届くたびに、内容を確認し、分析結果を手作業で転記する業務は手間がかかるものです。このワークフローは、Gmailで特定ラベルのメールを受信すると、添付されたレポートをOCRで読み取り、AIがパフォーマンスを分析します。このBPMにおけるAI活用により、分析結果を自動でAirtableに登録し、一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BPMプロセスのパフォーマンスレポートの処理に手間を感じている業務改善担当者の方
• AIを活用したBPM分析の自動化によって、データドリブンな意思決定を迅速に行いたい方
• GmailやAirtableを利用しており、手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からデータ登録までが自動化され、レポートの確認や転記作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業によるデータ抽出や転記がなくなるため、入力ミスや見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付されたファイルを読み取ります。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したテキストのパフォーマンス分析を指示します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、AIが生成した分析結果を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、レポートから読み取りたい抽出項目を任意で設定してください。
• AI機能のアクション設定では、目的に合わせてパフォーマンスを分析するためのプロンプト（指示文）を任意で編集してください。
• Airtableのアクション設定では、データを登録したいベースID、テーブルIDまたは名前、フィールド情報を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。