■概要
Googleフォームで受け取った注文データ、特に添付された発注書PDFなどの情報を手作業で転記していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや日付フォーマットの不統一といった課題にも繋がりがちです。このワークフローは、フォーム送信をトリガーにOCRでファイル内容を読み取り、`AI`を活用した`ETL`処理で日付などのデータを自動で整形しNotionへ追加します。これにより、データ入力の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで注文管理をしているが、手作業での転記に課題を感じているご担当者様
- 添付されたPDFなどのファイルから`AI`を活用してデータを抽出し、入力業務を自動化したいと考えている方
- 手動で行っている`ETL`のようなデータ整形・転記作業を自動化し、業務の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からOCRでの読取り、`AI`によるデータ整形、Notionへの追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手動でのデータ転記やフォーマットの整形作業がなくなるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します
- さらに、AI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、OCRで抽出した日付データなどのフォーマットを整えます
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形したデータを指定のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取るファイルの中からどの項目（例：注文日、品名、金額など）を抽出するかを任意で設定してください。
- AI機能では、日付フォーマットの統一や特定のテキストの抽出など、目的に合わせてプロンプト（指示文）を任意で編集してください。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、データを追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
.png)
