Gmailで注文データを受信したら、OCR後に日付を整列してAirtableに登録する

■概要

Gmailで受信したPDF形式の注文書などを、手作業でコピー＆ペーストして管理していませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなります。このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたPDFをOCRで読み取り、AIを活用したETL処理で日付などのデータを整形してAirtableへ自動で登録します。これにより、データ入力に関わる一連の作業を効率化し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとAirtableを利用しており、手作業でのデータ登録に手間を感じている方
• ETL処理にAIを活用し、非構造化データの抽出や加工を自動化したいと考えている方
• OCRやAIを組み合わせた業務自動化をノーコードで実現したいDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで注文データを受信後、Airtableへの登録までが自動化されるため、データ入力や加工にかかる作業時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスやフォーマットの不統一といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付されたファイルを読み取ります。
4. 続いて、AI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、OCRで抽出した日付データを指定のフォーマットに整えます。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、整形したデータを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDF内の抽出項目を任意で設定してください。
• AI機能のアクションでは、実行したいデータ加工処理に合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください。
• Airtableのアクションでは、登録先のベースID、テーブルID、およびレコードを作成する各フィールド情報を任意の値に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。