■概要
GRC関連の文書やデータをメールで受け取るたびに、内容を確認して手作業で評価や転記を行うのは手間がかかる作業です。このワークフローは、そうした定型業務を自動化するために設計されており、GmailでGRC関連データを受信すると、OCRで内容を読み取り、AIが評価を行い、その結果を自動でAirtableに登録します。AIを活用してGRC業務のプロセスを効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るGRC関連の報告書や証跡の管理に課題を感じている方
- AIを活用して、手作業で行っている文書の評価やデータ入力業務を効率化したい方
- Airtableを情報集約のデータベースとして利用しており、入力作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からAirtableへの登録までの一連の作業が自動化されるため、データ処理にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- AIが設定された基準で評価を行うため、担当者による判断のばらつきを防ぎ、GRC業務の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールを定義します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキストを抽出します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを基に評価を行います。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIによる評価結果を指定のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルの中から抽出したい項目を任意で設定してください。
- AI機能のアクションでは、評価基準や出力形式などを定義するプロンプトの内容を、実際の業務内容に合わせて編集してください。
- Airtableのアクションでは、レコードを登録するベースIDやテーブルID、各フィールド情報をお使いの環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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