GoogleフォームでIaaS使用データが送信されたら、OCR後にAIでリソース最適化を行いNotionに追加する

■概要

IaaSの利用状況やリソース使用量に関する報告を、都度手作業で集計・分析するのは手間がかかる作業です。特に、報告書が画像やPDFで提出される場合、手入力による転記ミスや確認漏れが発生しやすくなります。このワークフローは、Googleフォームで送信されたIaaSの使用データを、OCRで読み取り、AIを活用してリソースの最適化案を自動で生成しNotionへ集約するため、IaaSの管理業務を効率化し、より戦略的なリソース運用を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• IaaSの利用状況をAIで分析し、手作業での管理業務を効率化したいインフラ担当者の方
• GoogleフォームとNotionを活用してIaaS関連のデータを管理している情報システム部門の方
• 添付された報告書からのデータ転記や、手入力によるミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からNotionへの記録、AIによる分析までを自動化するため、IaaS関連データの集計や分析にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記や、PDF・画像からの情報抽出時に発生しがちな入力間違いや項目の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出データをもとにリソースの最適化案を作成します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された内容を指定のデータベースへ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、読み取るファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションを設定する際に、リソース最適化案などを生成するためのプロンプト内容は任意で編集してください。
• Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先のデータベースIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133