GmailでIVRデータを受信したら、OCR後にAIで内容を分析しAirtableに登録する

■概要

IVRシステムから届く報告メールの添付ファイルを手作業で確認し、内容を転記していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで受信したIVRのデータをOCRで読み取り、AIで内容を分析し、その結果を自動でAirtableに登録します。ivr aiを連携させた一連の業務自動化で、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• IVRシステムからの報告を手作業で転記・管理しているコールセンターの担当者の方
• AIとアプリを連携させ、音声データの分析や顧客対応の品質向上を目指している方
• GmailやAirtableを活用しており、データ入力の自動化を検討しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでのIVRデータ受信からAIによる分析、Airtableへの登録までを自動化し、データ入力にかかる作業時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したテキストデータを要約・分析します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成した内容を指定のテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能において、読み取るファイルの中から抽出したい項目は任意で設定してください。
• AI機能のプロンプトを編集することで、要約や分類、感情分析など、目的に応じたテキスト生成が可能です。
• Airtableにレコードを作成する際に、登録先のベースIDやテーブルID、各フィールド情報などを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。