■概要
LMSから定期的に送られてくる学習進捗レポートの管理に、手間を感じていませんか。特にPDFや画像形式のデータを手作業で確認し、内容を分析して転記する作業は、時間もかかりミスが発生しやすい業務です。このワークフローは、Gmailで受信したLMSデータをOCRで自動的に読み取り、AIで学習進捗を分析して、その結果をAirtableに登録します。LMSとAIを連携させた業務自動化で、データ管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- LMSの運用を担当しており、受講生の学習データを手作業で管理している方
- AIを活用してLMSから得られるデータの分析を自動化したいと考えている方
- GmailやAirtableを日常的に利用しており、関連業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでLMSのデータを受信後、AIによる分析から登録までが自動処理されるため、手作業での転記や集計にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールに添付されたLMSデータのPDFや画像を読み取ります。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、OCRで抽出したテキストをもとに学習進捗などを分析するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、AIによる分析結果をもとに新しいレコードを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいLMSデータのPDFや画像から抽出したい項目を任意で設定します。
- AI機能（テキストを生成）では、どのような分析や要約を行いたいかに応じて、プロンプトの内容を任意で編集してください。
- Airtableにレコードを作成する際、登録先のベースID、テーブルIDまたは名前、および各フィールド情報を任意の値で設定してください。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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