■概要
PaaSの利用状況レポートなどがメールで届くたびに、添付ファイルを開いて手作業で内容を転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、データの活用を難しくする一因にもなります。このワークフローは、Gmailで受信したPaaSの利用データをOCRで読み取り、AIを活用して必要な情報を整理した上でAirtableに自動登録します。PaaSとAIを組み合わせた業務自動化で、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のPaaSを利用しており、利用状況レポートの管理に手間を感じている方
- PaaSのコストやリソース最適化のために、AIを活用した分析を行いたい方
- GmailやAirtableを用いたデータ管理業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- PaaSの使用データがメールで届くと、OCRとAIが自動で内容を処理し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールの添付ファイルを読み取ります
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを要約・整形します
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
- OCR機能では、添付ファイルから読み取りたいデータの項目を任意で設定することが可能です
- AI機能でテキストを生成する際に、データの要約や整形など、目的に合わせてプロンプト（指示文）の内容を任意で編集してください
- Airtableにレコードを作成する際、登録先のベースIDやテーブルID、各フィールド名は任意で設定してください
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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