GmailでPaaS使用データを受信したら、OCR後にAIでリソース最適化を行いAirtableに登録する

■概要

PaaSの利用状況レポートなどがメールで届くたびに、添付ファイルを開いて手作業で内容を転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、データの活用を難しくする一因にもなります。このワークフローは、Gmailで受信したPaaSの利用データをOCRで読み取り、AIを活用して必要な情報を整理した上でAirtableに自動登録します。PaaSとAIを組み合わせた業務自動化で、データ管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のPaaSを利用しており、利用状況レポートの管理に手間を感じている方
• PaaSのコストやリソース最適化のために、AIを活用した分析を行いたい方
• GmailやAirtableを用いたデータ管理業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PaaSの使用データがメールで届くと、OCRとAIが自動で内容を処理し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールの添付ファイルを読み取ります
4. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを要約・整形します
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガーでは、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• OCR機能では、添付ファイルから読み取りたいデータの項目を任意で設定することが可能です
• AI機能でテキストを生成する際に、データの要約や整形など、目的に合わせてプロンプト（指示文）の内容を任意で編集してください
• Airtableにレコードを作成する際、登録先のベースIDやテーブルID、各フィールド名は任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。