GmailでPaaS使用データを受信したら、OCR後にAIでリソース最適化を行いAirtableに登録する

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■概要

PaaSの利用状況レポートなどがメールで届くたびに、添付ファイルを開いて手作業で内容を転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、データの活用を難しくする一因にもなります。このワークフローは、Gmailで受信したPaaSの利用データをOCRで読み取り、AIを活用して必要な情報を整理した上でAirtableに自動登録します。PaaSとAIを組み合わせた業務自動化で、データ管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • 複数のPaaSを利用しており、利用状況レポートの管理に手間を感じている方
  • PaaSのコストやリソース最適化のために、AIを活用した分析を行いたい方
  • GmailやAirtableを用いたデータ管理業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • PaaSの使用データがメールで届くと、OCRとAIが自動で内容を処理し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
  • 手作業によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールの添付ファイルを読み取ります
  4. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを要約・整形します
  5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを登録します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガーでは、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
  • OCR機能では、添付ファイルから読み取りたいデータの項目を任意で設定することが可能です
  • AI機能でテキストを生成する際に、データの要約や整形など、目的に合わせてプロンプト(指示文)の内容を任意で編集してください
  • Airtableにレコードを作成する際、登録先のベースIDやテーブルID、各フィールド名は任意で設定してください

■注意事項

  • Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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