Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Smartsheetにフォルダを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションと、Smartsheetでのタスク管理を別々に行うことで、情報の転記作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報連携は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れの原因にもなりがちです。

このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿をトリガーとして、Smartsheetに自動でフォルダを作成する一連の流れを自動化し、Microsoft TeamsとSmartsheetをよりスムーズに連携させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとSmartsheetを連携させて、プロジェクト管理を効率化したい方
• 手作業によるSmartsheetへのフォルダ作成に、時間や手間を感じているチームリーダーの方
• Microsoft Teamsでのやり取りを起点とした、業務フローの自動化に興味がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿に反応してSmartsheetに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を削減できます。
• 手作業で情報を転記する際に起こりがちな、フォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすメッセージが投稿された場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Teamsの投稿本文からフォルダ名として利用するテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出したデータをもとにフォルダを作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsの投稿本文から情報を抽出するAI機能では、フォルダ名として利用したいテキストなど、どの部分をデータとして抽出するかを任意で設定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• Microsoft TeamsとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。