■概要
Smartsheetで複数のプロジェクトを管理していると、各シートのディスカッションを手動で確認する作業に手間がかかり、重要な更新を見落としてしまうことはありませんか? このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでSmartsheetから特定シートのディスカッションIDを一括取得し、内容を要約してSlackへ自動で通知できます。手作業による確認漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでプロジェクト管理を行い、ディスカッションの確認を効率化したい方
- SmartsheetのディスカッションIDを一括で取得し、チームへの共有を自動化したい方
- 手動での確認作業による見落としを防ぎ、コミュニケーションを活性化させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってSmartsheetの情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での確認作業が不要になることで、重要なコメントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、取得したディスカッション情報をもとに、通知用のメッセージを生成するためのマニュアル(指示)を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動する頻度や曜日、時間などを任意で設定できます。
- Smartsheetのアクションでは、ディスカッションIDを取得する対象のシートIDを任意で指定してください。
- テキスト生成機能では、Smartsheetから取得した情報などを含め、通知したい内容に合わせて自由にプロンプト(指示文)を設定することが可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、本文も固定のテキストと前段のオペレーションで取得した情報を組み合わせて柔軟に作成できます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。