DropboxにDOCX形式のファイルが追加されたら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに追加する

‍■概要

日々の業務で発生する、Wordで作成したdocxファイルをPDF形式に変換する作業に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手動で変換し、所定の場所に保存する作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でdocxからPDFへの変換を行い、Google Driveへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるdocxからPDFへのファイル変換に多くの時間を費やしている方
• DropboxとGoogle Driveを併用しており、ファイル管理を効率化したい方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルを追加するだけでdocxをPDFに自動変換しGoogle Driveに保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業に起因するファイルの変換忘れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携でDropboxとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する操作を記録します
5. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します
6. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください

■注意事項

• Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691