GoogleフォームでAVIFが送信されたら、RPAでJPGに変換してDropboxに格納する

■概要

Webサイトのフォームなどから送信されるAVIF形式の画像ファイルは、高画質で軽量な一方、対応していないツールでは開けず、手作業でAVIFファイルをJPGに変換している方もいるのではないでしょうか。この手作業は手間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにAVIFファイルが送信されると、自動でJPGに変換しDropboxへ格納するまでを完結できます。手作業による変換の手間やミスをなくし、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったAVIFファイルを都度JPGに手動変換している方
• AVIFファイルからJPGへの変換作業を自動化し、ファイル管理を効率化したい方
• Webサイトからの問い合わせなどで、様々な形式の画像ファイルを扱っている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に、AVIFファイルからJPGへの変換とDropboxへの格納が自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをそれぞれYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたAVIFファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどでAVIFをJPGに変換する操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、ファイル以外に取得したい回答項目（氏名やメールアドレスなど）を任意で設定してください。これらの情報は後続のオペレーションで活用できます。
• RPA機能でブラウザを操作する際、ファイル変換に使用するWebサイトのURLを任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。