定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Chatworkで担当者へ通知する
定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Chatworkで担当者へ通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Smartsheet
と
Chatwork
を自動連携できます。
■概要
Smartsheetで複数のプロジェクトを管理する際、各シートのディスカッションを手動で確認し、更新内容を把握するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、定期的にSmartsheetのディスカッションIDを一括で取得し、その内容を要約してChatworkへ自動で通知できるため、手作業による確認漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetのディスカッションを手動で確認し、情報共有に手間を感じている方
- 複数のプロジェクトの更新状況を効率的に把握し、管理工数を削減したいチームリーダーの方
- SmartsheetのディスカッションIDを一括取得し、定型的な通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってSmartsheetのディスカッション情報が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での確認作業で起こりがちな見落としや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、毎日や毎週など、任意のタイミングでフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでSmartsheetの「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定し、対象シートのディスカッション情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した情報をもとにChatworkへ通知するメッセージを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのテキスト生成機能では、Smartsheetから取得した情報を含め、通知したい内容に合わせて自由にプロンプト（指示文）を設定することが可能です。
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送るルームや担当者を任意で指定できるだけでなく、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した動的な値を埋め込むこともできます。
■注意事項
- Smartsheet、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
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Smartsheet
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Chatwork
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Smartsheet
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例えば、Smartsheetに登録された情報をSalesforceやGoogle Sheetsなどの他サービスに連携したり、メールや入力フォームの情報をSmartsheetに自動的に登録するといったことが可能です。
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毎週会議や締切前など、スケジュール設定に合わせて指定日時にChatworkへリマインドを自動送信するフローです。送信忘れを防ぎ、定例通知の手間を減らしてチームのタスク管理をスムーズにします。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
行が作成されたら
新しいメッセージがルームに投稿されたら
自身へのメンション（Webhook起動）
新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）
メッセージが更新されたら（Webhook起動）
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フローボットオペレーション
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シートを作成
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フローボットトリガー
行が作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成行を追加行を検索行を取得行を更新行を削除シートを共有シートを作成シートにファイルを添付行にファイルを添付ユーザーを追加行にコメントを追加ディスカッションの詳細を取得ディスカッションID一覧を取得グループにユーザーを追加グループからユーザーを削除ユーザーを無効化ユーザーを組織から削除
フローボットトリガー
新しいメッセージがルームに投稿されたら自身へのメンション（Webhook起動）新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）メッセージが更新されたら（Webhook起動）ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら
フローボットオペレーション
メッセージを送るファイルをアップロードするグループチャットを新規作成招待リンクを取得招待リンクを作成チャットに新しいタスクを追加チャットのメンバー一覧を取得グループチャットの情報を変更グループチャットを削除チャットのメンバーを変更するルームの一覧を取得指定のメッセージを取得ルームのタスク一覧取得指定したルームのファイル一覧を取得ファイルのダウンロードURLを取得指定したルームのメッセージ一覧を取得コンタクト一覧を取得自身のアカウント情報を取得タスクの完了状態を更新タスク情報を取得
