定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Chatworkで担当者へ通知する

■概要

Smartsheetで複数のプロジェクトを管理する際、各シートのディスカッションを手動で確認し、更新内容を把握するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、定期的にSmartsheetのディスカッションIDを一括で取得し、その内容を要約してChatworkへ自動で通知できるため、手作業による確認漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Smartsheetのディスカッションを手動で確認し、情報共有に手間を感じている方
複数のプロジェクトの更新状況を効率的に把握し、管理工数を削減したいチームリーダーの方
SmartsheetのディスカッションIDを一括取得し、定型的な通知業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

スケジュールに沿ってSmartsheetのディスカッション情報が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
手動での確認作業で起こりがちな見落としや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、SmartsheetとChatworkをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、毎日や毎週など、任意のタイミングでフローが起動するようにします。
次に、オペレーションでSmartsheetの「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定し、対象シートのディスカッション情報を取得します。
次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した情報をもとにChatworkへ通知するメッセージを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

AIのテキスト生成機能では、Smartsheetから取得した情報を含め、通知したい内容に合わせて自由にプロンプト（指示文）を設定することが可能です。
Chatworkへの通知設定では、メッセージを送るルームや担当者を任意で指定できるだけでなく、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した動的な値を埋め込むこともできます。

■注意事項

Smartsheet、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Airtableでレコードが更新されたら、Smartsheetで行を更新する

Airtableのレコード更新をきっかけにSmartsheetの行を自動反映するワークフローです。転記の手間や入力ミス、更新漏れを減らし、日々のデータ同期を効率化できます。

詳細を見る

Apolloでコンタクトが作成されたらSmartsheetに行を追加する

Apolloの新規コンタクトをトリガーにSmartsheetへ行を自動追加するフローです。転記時間を短縮し入力ミスや抜け漏れを防ぎ、最新の顧客情報をチームで共有できます。

詳細を見る

定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Microsoft Teamsで担当者へ通知する

SmartsheetのディスカッションIDを定期取得しMicrosoft Teamsへ自動通知するフローです。確認作業の手間や伝達漏れを抑え、プロジェクト進捗の共有をスムーズにします。

詳細を見る

定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Discordで担当者へ通知する

Smartsheetのディスカッション一覧を定期取得し、AIで整形してDiscordへ送信するフローです。確認工数を減らし、更新の見落とし防止とチーム共有のスピード向上に役立ちます。

詳細を見る

定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Slackで担当者へ通知する

Smartsheetから指定したシートのディスカッションを定期的に取得し、AI要約をSlackへ自動通知するフローです。確認の手間や見落としを減らし、タイムリーな進捗共有を実現します。

詳細を見る

Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する

Gmailで受信した特定メールを自動解析しSmartsheetに行追加と添付を行うフローです。転記作業を減らし入力ミスや添付漏れを防ぎ、日々のプロジェクト情報の更新・管理にも手軽にします。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Chatwork

YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。