■概要
Smartsheetで複数のプロジェクトを管理していると、ディスカッションの確認や共有に手間がかかることはありませんか。手作業での確認は、重要な更新の見落としに繋がるリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでSmartsheetからディスカッションIDを一括取得し、内容を整形してDiscordへ自動で通知できるため、確認漏れを防ぎ、チームへの情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetを活用したプロジェクト管理で、ディスカッションの確認作業を効率化したい方
- SmartsheetのディスカッションIDなどを一括で取得し、手作業での共有に課題を感じている方
- チームのコミュニケーションツールとしてDiscordを利用しており、情報連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にSmartsheetのディスカッション情報を自動で取得、通知するため、手作業での確認業務に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による確認漏れや通知ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な更新を確実にチームへ共有することが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動したい任意のタイミングを指定します
- 続いて、オペレーションでSmartsheetの「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定し、対象のシートから情報を取得します
- 次に、AI機能を利用して、取得した情報を基にDiscordへ通知するためのメッセージを生成するマニュアル（指示）を作成します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト生成では、Smartsheetから取得した情報を含め、通知したい内容に合わせてプロンプト（指示文）を自由に設定することが可能です
- Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます
■注意事項
- Smartsheet、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
