Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Smartsheetに行を追加する

■概要

Smartsheetへの情報登録を、メールの内容を確認しながら手作業で行っていませんか。重要な情報を手動で転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、smartsheet apiを利用した連携のように、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、自動でSmartsheetに行を追加します。この処理を自動化することで、手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った情報をSmartsheetへ手作業で転記している方
• smartsheet apiを活用した連携に関心があり、ノーコードでの自動化を検討している方
• メールからの情報登録漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のラベルを付けるだけでSmartsheetへ自動で行が追加されるため、手作業での転記時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手動でのデータ入力時に起こりがちな転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、メールから取得した情報をどの列に追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールラベルを任意で指定してください。
• Smartsheetに行を追加する際、メールの件名、本文、送信者アドレスなど、どの情報をどの列に追加するかを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。