Google Driveでファイルが新規作成されたら、Smartsheetでフォルダを作成しシートにファイルを添付する

■概要

Google Driveにアップロードされたファイルを、都度Smartsheetに手動で添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用することで、Google Driveに新しいファイルが作成された際に、Smartsheetで自動的にフォルダとシートを作成し、該当ファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。Smartsheetを用いた業務の自動化を実現し、手作業によるファイル管理の煩雑さや更新漏れといった課題を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSmartsheetを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
• Smartsheetの自動化を推進し、チーム全体の業務効率化を実現したいと考えている方
• ファイル管理とタスク管理を連携させ、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加をトリガーにSmartsheetが自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手動でのファイル添付やシート作成が不要になるため、添付漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでSmartsheetの「フォルダを作成」アクションと「シートを作成」アクションをそれぞれ設定します
5. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「シートにファイルを添付」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetでフォルダやシートを作成するアクションでは、作成先となる任意の親フォルダIDを設定することが可能です。特定のワークスペースやフォルダ内で管理したい場合に設定してください。

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■注意事項

• Google Drive、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。