Outlookで音声ファイルを受信したら、オンラインツールで指定形式に変換してBoxに保存する

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■概要

インタビューの録音データや会議の議事録など、音声ファイルをメールで受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換や指定フォルダへの保存に手間を感じていませんか？このワークフローは、まるで専任の音声ファイル変換ツールのように機能し、Outlookで特定のメールを受信すると、RPAがオンラインツールを操作してファイルを自動で変換し、Boxへ保存します。手作業による一連の定型業務を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Outlookで受け取った音声ファイルの変換と保存を手作業で行っている方
様々なオンラインの音声ファイル変換ツールを都度利用しており、非効率を感じている方
音声ファイルの管理をBoxに集約し、チームでの共有や活用を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

Outlookで音声ファイルを受信すると自動で変換・保存処理が開始されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違い、ファイル形式の誤認といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
次に、オペレーションのRPA機能で、任意のオンライン音声ファイル変換ツールのWebサイトを操作し、ダウンロードしたファイルを変換します。
続けて、データ変換機能で保存ファイル名に用いる情報を整えます。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Outlookのトリガー設定では、対象とする受信フォルダや、メール件名に含まれるキーワードを任意に設定してください。
RPA機能では、利用したいオンライン音声ファイル変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDや、ファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。