Outlookで音声ファイルを受信したら、オンラインツールで指定形式に変換してBoxに保存する

No items found.

■概要

インタビューの録音データや会議の議事録など、音声ファイルをメールで受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換や指定フォルダへの保存に手間を感じていませんか?このワークフローは、まるで専任の音声ファイル変換ツールのように機能し、Outlookで特定のメールを受信すると、RPAがオンラインツールを操作してファイルを自動で変換し、Boxへ保存します。手作業による一連の定型業務を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受け取った音声ファイルの変換と保存を手作業で行っている方
  • 様々なオンラインの音声ファイル変換ツールを都度利用しており、非効率を感じている方
  • 音声ファイルの管理をBoxに集約し、チームでの共有や活用を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで音声ファイルを受信すると自動で変換・保存処理が開始されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違い、ファイル形式の誤認といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
  3. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
  4. 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のオンライン音声ファイル変換ツールのWebサイトを操作し、ダウンロードしたファイルを変換します。
  5. 続けて、データ変換機能で保存ファイル名に用いる情報を整えます。
  6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、対象とする受信フォルダや、メール件名に含まれるキーワードを任意に設定してください。
  • RPA機能では、利用したいオンライン音声ファイル変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
  • Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDや、ファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

  • Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  • ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
メールに添付されたファイルをboxに格納
メールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダに自動的に格納します。格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。‍
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信することができます。LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成するフローです。メール受信ごとに実施していたBoxへのフォルダ作成の手動作業が不要となるため、作業の効率化を図ることができます。
請求書ファイルをboxに格納
入力フォームに登録された請求書ファイルを自動的にboxに格納します。ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クライドサインに連携してそのファイルを書類に添付するフローです。アップロードされたファイルを自動で連携させることで手作業による手間を省きます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Box
Box
を使ったテンプレート
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
詳しくみる
テンプレート
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる