Gmailで問い合わせメールを受信したら、関連情報をGoogle 検索して担当者に通知する

‍■概要

Gmailで受信する問い合わせ対応時、関連情報を都度Google 検索で調べて対応していませんか。こうした手作業での情報収集は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール内容から自動でGoogle 検索を実行して担当者に通知するため、情報収集の手間を省き、迅速な一次対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応で、都度Google 検索を使って情報収集している方
• Gmailの情報をGoogle 検索に連携し、手作業による情報収集の自動化を検討している方
• 問い合わせへの一次対応を効率化し、対応速度を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール受信後、手動で行っていたGoogle 検索での情報収集と通知作業が自動化され、対応にかかる時間を短縮できます
• 担当者による情報収集のばらつきが解消され、常に一定の品質で迅速な一次対応が可能になるため、業務の標準化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle 検索をYoomと連携します
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメール本文からGoogle 検索で検索するためのキーワードを生成します
4. 続いて、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」を設定し、前のステップで生成したキーワードで検索を実行します
5. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、取得した検索結果のテキストを要約します
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、要約した内容を担当者宛にメールで通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定できます
• AIテキスト生成では、受信メールからGoogle 検索のクエリを生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズ可能です。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動します
• Google 検索のアクションでは、使用する検索エンジンIDや検索クエリを任意で設定できます
• AI要約では、検索結果を要約する際の文字数や含めてほしい要素などの条件を任意で指定することが可能です
• 担当者へ通知するGmailのアクションでは、送信先を任意に設定でき、件名や本文に前段で取得した検索結果などの変数を埋め込めます

■注意事項

• Gmail、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。